eSource en ensayos clínicos: datos fuente, introducción directa y transferencia de la HCE al EDC

En un ensayo clínico, eSource designa los datos fuente registrados en formato electrónico desde el inicio: un valor introducido en el eCRF durante la visita, una lectura enviada por un dispositivo, una respuesta que un participante introduce en una aplicación de ePRO o datos transmitidos desde una historia clínica electrónica (HCE). Para cada valor, la fuente es el registro donde aparece por primera vez y ese registro tiene que seguir disponible para los monitores y los inspectores.

Su monitor abre el eCRF, ve un valor de hemoglobina y pregunta de dónde viene: del informe del laboratorio, de la historia clínica del hospital o del teclado del coordinador. La respuesta determina qué se verifica, qué puede solicitar un inspector y cuántos errores contiene su conjunto de datos. Un metaanálisis publicado en 2025 en el International Journal of Medical Informatics reunió estudios de 1978 a 2008 y encontró una tasa de error del 6,57 % cuando los datos se extraían de las historias clínicas, frente al 0,14 % con la doble introducción de datos. La fuente depende de la vía de captura. La FDA, la EMA y la ICH E6(R3) establecen, cada una, qué debe documentar antes de conectar una historia clínica hospitalaria a su EDC.

¿Qué se considera dato fuente cuando es electrónico?

Los datos fuente son la información contenida en los registros originales, o en sus copias certificadas, que permite reconstruir y evaluar un ensayo. La guía de la FDA sobre datos fuente electrónicos de 2013 utiliza esta definición y la ICH E6(R3) establece que los registros fuente se consideran como tales con independencia del soporte utilizado. Un valor puede nacer en un eCRF, un dispositivo, una aplicación o una HCE.

De ahí se derivan dos consecuencias para su plan de gestión de datos. Cada elemento de datos necesita un originador identificado: el investigador o el personal en quien delega, el participante, un especialista consultado, como un radiólogo, un dispositivo o un sistema como una HCE. Además, cada valor tiene que ser atribuible, legible, contemporáneo, original y exacto: son los criterios ALCOA que la FDA enumera en la misma guía. La ICH E6(R3) añade «completo» a esta lista en su sección 2.12.2 y pide que los cambios en los registros fuente sigan siendo rastreables mediante un registro de auditoría.

¿Dónde está la fuente según la forma de capturar los datos?

La fuente depende del camino que sigue un valor hasta el eCRF. La guía de la FDA de 2013 fija la regla vía por vía: cuando un valor entra primero en el eCRF, el eCRF es la fuente; cuando pasa antes por otro registro, ese registro es la fuente y el centro lo mantiene disponible para la inspección.

La tabla sigue la sección III.A.2 de la guía de la FDA, con una vía de captura por fila.

La última fila sorprende a los equipos. La FDA mantiene la HCE como fuente incluso cuando la transferencia es automática, porque una HCE puede aplicar procesos intermedios, como algoritmos que seleccionan qué elementos de datos se envían. Por eso, los datos pertinentes de sus participantes tienen que estar disponibles para su revisión durante una inspección de la FDA. La misma guía pide que el eCRF registre, para cada valor, quién o qué lo originó, cuándo se introdujo y a qué participante pertenece.

¿Qué esperan la EMA y la ICH E6(R3) del eSource?

En Europa, la directriz de la EMA de 2023 sobre sistemas informatizados y datos electrónicos y la ICH E6(R3), en vigor en la UE desde el 23 de julio de 2025, añaden tres expectativas: especificar dónde se encuentran los datos fuente antes de que empiece el ensayo, validar cada transferencia de datos y mantener completa la historia clínica.

Ubicación. La directriz de la EMA pide que la ubicación de todos los datos fuente se especifique antes de que empiece el ensayo y se actualice durante su desarrollo. La sección 2.12.2 de la ICH E6(R3) asigna al investigador la misma tarea: definir qué se considera registro fuente, los métodos de captura de datos y su ubicación. Cuando los datos van directamente a una herramienta de adquisición de datos sin un registro previo, el protocolo los identifica como datos fuente, según ambos textos. La ICH E6(R3) también pide evitar «los pasos de transcripción innecesarios entre el registro fuente y la herramienta de adquisición de datos».

Transferencias. La sección 6.1.2 de la directriz de la EMA pide que cada transferencia necesaria durante el ensayo esté especificada de antemano, validada con conjuntos de datos de prueba exigentes y en funcionamiento al inicio del ensayo. La sección 4.2.5 de la ICH E6(R3) acepta procesos validados o la reconciliación, siempre que los datos y sus metadatos conserven su integridad.

La historia clínica. El anexo 6 de la directriz de la EMA establece que las herramientas específicas del ensayo no pueden sustituir a la historia clínica y que la monitorización también tiene en cuenta la información que esta contiene. La sección 3.16.1 de la ICH E6(R3) pide al promotor que evalúe la idoneidad de una HCE para el uso previsto antes de utilizarla en un ensayo, en proporción a la importancia de los datos que gestiona.

¿Cómo llegan los datos de la HCE al EDC?

Los datos de la HCE llegan al EDC mediante una de tres configuraciones, que la guía de la FDA de julio de 2018 sobre los datos de HCE denomina sistemas no interoperables, interoperables y totalmente integrados. La primera es manual: un coordinador lee la historia clínica del hospital e introduce los valores en el eCRF. En las otras dos, los datos circulan por vía electrónica.

La tabla compara las tres configuraciones y lo que cada una le deja por verificar.

La guía de la FDA de 2018 establece que la FDA no tiene intención de evaluar si los sistemas de HCE cumplen el 21 CFR Part 11. Aun así, la FDA tiene que verificar la calidad y la integridad de los datos durante las inspecciones, por lo que la carga recae en el promotor. La guía pide a los promotores que indiquen en el plan de gestión de datos el sistema de HCE utilizado en cada centro, con su fabricante, su modelo y su versión. En el plano técnico, la ICH E6(R3) no impone ningún estándar de datos: HL7 FHIR es uno de los formatos que un hospital puede admitir; la API de su proveedor de EDC tiene que aceptar el formato que envía el hospital.

¿Cuándo vale la pena conectar la HCE con el EDC?

Conecte una HCE a su EDC cuando los mismos valores estructurados se repitan en cada visita y en muchos participantes, como las constantes vitales y los resultados de laboratorio, y cuando el equipo informático de cada hospital acepte abrir la conexión. Para las notas en texto libre, los datos puntuales y los estudios pequeños en un solo centro, transcribir y verificar cuesta menos.

Pongamos el caso de un estudio cardiovascular que mide las constantes vitales y el potasio en ocho visitas, con 300 participantes repartidos en diez hospitales. Cada visita repite los mismos campos estructurados. La guía de la FDA de 2018 fomenta ese intercambio de datos estructurados para que los valores se introduzcan una sola vez en el punto de atención. Cada valor que sus coordinadores ya no vuelven a teclear es un valor que su monitor ya no coteja con la historia clínica del hospital. Pongamos ahora el caso de un estudio promovido por el investigador, con 40 participantes en un solo hospital, en el que las variables de resultado figuran en informes de consulta en texto libre. En ese caso, validar una conexión cuesta más que la transcripción que elimina.

Cuente los sistemas hospitalarios antes de decidir. Cada centro utiliza su propia HCE, a menudo de un proveedor distinto, y cada una supone un mapeo independiente que hay que construir, validar y mantener en cada modificación del protocolo. Nuestro artículo sobre qué flujos de datos automatizar primero aplica el mismo razonamiento a los resultados de laboratorio, los dispositivos y el CTMS.

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¿Qué preguntar a un proveedor de EDC sobre el eSource?

Haga cinco preguntas antes de preseleccionar un EDC para un estudio que se apoya en el eSource. Las respuestas le indican si el eCRF puede servir como fuente en la introducción directa y si los valores que llegan de una HCE o de un dispositivo conservan su origen en el registro de auditoría.

• Introducción directa: ¿pueden el personal del centro y los participantes introducir los datos directamente en el eCRF y en el módulo ePRO, con cada valor vinculado a su originador y a su marca de tiempo?
• Origen de los datos de sistema: ¿muestra el registro de auditoría el sistema que escribió un valor a través de la API, de un dispositivo o de una HCE?
• Acceso del monitor: ¿puede un monitor obtener un acceso de solo lectura limitado a los participantes de sus centros, registro de auditoría incluido, como describen la directriz de la EMA y la ICH E6(R3)?
• Validación de las transferencias: ¿puede probar una integración con datos de prueba antes de la puesta en marcha? ¿Quién repite la prueba después de una modificación del protocolo?
• Firma del investigador: ¿puede el investigador revisar y firmar electrónicamente los datos en momentos definidos, como espera la guía de la FDA de 2013 antes de archivar o presentar los datos?

Estas preguntas se suman al resto del método que expone nuestra guía sobre cómo elegir un EDC para su ensayo clínico. La parte de validación se trata en nuestro artículo sobre la validación de sistemas informatizados.

Cómo gestiona Datacapt el eSource y los datos de la HCE

En Datacapt, el personal del centro introduce los datos de la visita directamente en el eCRF y los participantes responden a sus cuestionarios en el módulo ePRO, dentro del mismo expediente del paciente, por lo que el eCRF es la fuente de esos valores. El registro de auditoría guarda cada entrada y cada cambio. El EDC de Datacapt cubre la revisión, la verificación de datos fuente, el cierre y la firma del investigador.

Para los datos que nacen en otro sistema, incluida una HCE, la API de Datacapt intercambia datos con sistemas externos en ambos sentidos. Es una API RESTful basada en JSON, con autenticación OAuth 2.0, acceso basado en roles, registro de auditoría y webhooks asociados a los eventos del estudio. Un entorno de pruebas permite a su equipo validar una conexión antes de la puesta en marcha. Su data manager define el alcance de cada conexión hospitalaria con el equipo informático del centro, campo por campo.

Redacte su lista de ubicación de los datos fuente antes de que el protocolo sea definitivo: para cada elemento de datos, indique el originador, el sistema que lo registra primero y el camino que sigue hasta el EDC. Con esa lista, su monitor sabe qué verificar, cada centro sabe qué registros conservar y usted ve qué valores justifican una conexión con la HCE. Nuestra guía sobre cómo redactar un plan de gestión de datos indica dónde incluir esa lista.

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Fuentes

• Administración de Alimentos y Medicamentos de EE. UU. (FDA), Guidance for Industry: Electronic Source Data in Clinical Investigations, septiembre de 2013.
• Administración de Alimentos y Medicamentos de EE. UU. (FDA), Use of Electronic Health Record Data in Clinical Investigations: Guidance for Industry, julio de 2018.
• Agencia Europea de Medicamentos (EMA), GCP Inspectors Working Group, Guideline on computerised systems and electronic data in clinical trials (EMA/INS/GCP/112288/2023), 2023.
• Consejo Internacional de Armonización (ICH), Guideline for Good Clinical Practice E6(R3), versión final adoptada el 6 de enero de 2025.
• Garza M. Y. et al., Error rates of data processing methods in clinical research: a systematic review and meta-analysis of manuscripts identified through PubMed, International Journal of Medical Informatics, vol. 195, 2025.