Comment recruter des patients en ligne pour un essai clinique
La plupart des essais prennent du retard sur leur plan de recrutement. Publiez une landing page, pré-sélectionnez les candidats selon vos critères et transmettez aux centres une liste qualifiée.
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Un appel de 30 minutes sur votre protocole, vos centres et les modules dont vous avez besoin.
- Rédigez le questionnaire de pré-sélection à partir des critères d’éligibilité qui excluent le plus de monde.
- Publiez une landing page par étude et par langue, approuvée par le comité d’éthique.
- Suivez l’origine de chaque candidat et investissez dans les canaux qui incluent.
- Contactez les candidats qualifiés sous quelques jours, tant que leur intérêt dure.
Le recrutement en ligne amène des personnes vers une page d’étude, leur pose quelques questions de pré-sélection et envoie à un centre celles qui sont qualifiées. Il fonctionne quand la page parle aux patients, quand le questionnaire écarte les personnes non éligibles avant l’appel d’un coordinateur et quand vous savez quel canal amène les personnes que vous incluez.
Recruter en ligne en 6 étapes
- Rédigez le questionnaire de pré-sélection. Transformez les critères d’inclusion et de non-inclusion qui écartent le plus de monde en questions courtes : âge, diagnostic, traitement en cours, distance jusqu’à un centre.
- Construisez la landing page. Présentez l’étude avec des mots simples : ce qu’elle teste, les visites, l’indemnisation, qui peut participer. Soumettez la page et le questionnaire au comité d’éthique.
- Recueillez le consentement pour les données de pré-sélection. Au titre du RGPD, dites aux candidats ce que vous faites de leurs réponses et demandez leur consentement avant la première question.
- Lancez sur plusieurs canaux. Associations de patients, publicités sur les réseaux sociaux, newsletters, médecins adresseurs. Taguez chaque lien pour connaître la source.
- Qualifiez et transmettez. Laissez vos critères marquer chaque candidat comme qualifié ou exclu. Transmettez les candidats qualifiés au centre le plus proche.
- Suivez le tunnel. Comptez chaque semaine les candidats, qualifiés, contactés et inclus par canal. Déplacez le budget vers les canaux qui incluent.
Les erreurs à éviter
- Un questionnaire de pré-sélection trop long. Chaque question en plus fait perdre des candidats. Gardez les critères qui excluent le plus.
- Un suivi trop lent. Un candidat qualifié qui attend un appel pendant deux semaines est déjà passé à autre chose.
- Compter les clics. Suivez chaque canal jusqu’à l’inclusion : un clic ne vous dit rien sur qui participe.
Le recrutement dans Datacapt
Dans Datacapt, un coordinateur publie en un après-midi une landing page d’étude à vos couleurs et dans vos langues, avec un questionnaire de pré-sélection qui utilise une logique de saut. Datacapt qualifie ou disqualifie chaque candidat selon vos critères dès l’envoi du formulaire et enregistre sa source. Datacapt le fait ensuite avancer dans un tunnel en temps réel : contacté, qualifié, inclus, exclu. Un candidat qualifié réserve une visite dans Calendrier et planification, dans le même dossier.
Pour aller plus loin
Une page de recrutement doit-elle être approuvée par un comité d’éthique ?
Oui, dans la plupart des pays. Les comités d’éthique examinent les supports de recrutement, y compris les pages web, les publicités et les questions de pré-sélection.
Quelles données recueillir avant le consentement à l’étude ?
Recueillez ce dont la pré-sélection a besoin, avec le consentement du candidat pour cette étape. Les données complètes de l’étude attendent le consentement éclairé.
Quel canal fonctionne le mieux ?
Cela dépend de la pathologie. Les associations de patients et l’adressage par les médecins incluent souvent mieux que les publicités larges sur les réseaux sociaux. Suivez chaque source pour le savoir sur votre étude.