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Cómo Biwako pasó de datos fragmentados a un entorno clínico estructurado
Biwako es una organización especializada en investigación clínica, estructuración de datos de salud y biobancos. Fundada por la Prof. Marie Brevet, médica patóloga con trayectoria hospitalaria y académica, Biwako acompaña proyectos que requieren una recopilación, estructuración y análisis rigurosos de datos de salud.
La empresa diseña y gestiona estudios clínicos y de investigación sobre datos, al mismo tiempo que construye entornos estructurados que garantizan calidad, trazabilidad y aprovechamiento a largo plazo.
El desafío: cuando Excel ya no es suficiente
Al inicio de su actividad, surgió rápidamente un reto clave: implementar una gestión de datos fiable y creíble sin contar con un equipo dedicado de data management. La elección de herramientas se volvió determinante para construir bases sólidas desde los primeros estudios.
Como muchas organizaciones en fase inicial, Biwako comenzó utilizando Excel. Una solución simple y flexible, pero que rápidamente mostró sus límites a medida que los proyectos crecían.
Con la participación de varios centros, los datos se volvieron difíciles de armonizar. Los archivos evolucionaban de forma independiente, haciendo la consolidación compleja y poco fiable. Esta fragmentación aumentaba el riesgo de errores y complicaba los procesos de validación.
Al mismo tiempo, los requisitos regulatorios relacionados con los datos de salud exigen un nivel de trazabilidad y control difícil de alcanzar con herramientas generalistas.
Más allá de lo operativo, surgió un problema de credibilidad. En un entorno donde la calidad de los datos y su estructuración son clave, seguir trabajando con Excel ya no cumplía con los estándares esperados.
La solución:
crear un entorno estructurado sin complejidad
Para responder a estos retos, Biwako decidió implementar un eCRF. Tras evaluar varias soluciones, Datacapt destacó como una plataforma capaz de aportar estructura y simplicidad.
La solución permite centralizar los datos en un único entorno y estandarizar la recopilación entre los centros. El seguimiento de los estudios se vuelve más claro, con visibilidad en tiempo real sobre las inclusiones y el progreso global.
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Los mecanismos de gestión de accesos, trazabilidad y control de calidad están integrados de forma nativa, lo que permite cumplir con las exigencias regulatorias sin añadir complejidad operativa.
Un factor clave fue la accesibilidad. Datacapt permite una rápida adopción sin necesidad de conocimientos avanzados en data management, lo que encaja perfectamente con la organización de Biwako.
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Implementación : una adopción rápida con acompañamiento
La implementación siguió un enfoque progresivo, con un esfuerzo inicial centrado en estructurar los estudios y los formularios.
El acompañamiento desempeñó un papel clave en esta fase. La disponibilidad del soporte permitió asegurar los primeros pasos, ofrecer respuestas rápidas y facilitar la formación de los equipos.
Esta combinación de facilidad de uso y soporte permitió una adopción rápida sin interrumpir las operaciones.
Necesitábamos estructurar nuestros datos sin complicar nuestras operaciones. Datacapt nos permitió hacerlo rápidamente.
Los resultados: centralizar, estandarizar, simplificar
El impacto fue visible desde los primeros estudios.
La centralización de los datos eliminó manipulaciones múltiples y consolidaciones manuales. Donde Excel implicaba varios archivos y riesgos de incoherencias, Biwako dispone ahora de una base de datos única, coherente y directamente utilizable.
El seguimiento de los centros es más claro, lo que permite identificar rápidamente retrasos o anomalías y actuar en consecuencia.
La calidad de los datos también mejora gracias a las reglas de estructuración y controles integrados. Aunque la fase de configuración requiere una inversión inicial, los beneficios se vuelven significativos a medida que aumenta el volumen de datos o el número de centros.
Mirando al futuro:
construir bases sólidas para crecer
El paso a Datacapt marca una evolución en la forma en que Biwako aborda sus proyectos.
Más allá de la herramienta, supone una transformación en la gestión de datos, aportando mayor rigor, visibilidad y fiabilidad.
Para una organización en crecimiento, este enfoque permite construir bases sólidas capaces de soportar el aumento de volumen de estudios sin añadir complejidad innecesaria.
