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Comment Biwako est passé de données fragmentées à un environnement clinique structuré
Biwako est une structure spécialisée dans la recherche clinique, la structuration des données de santé et la biobanque. Fondée par le Pr Marie Brevet, médecin pathologiste issue du monde hospitalo-universitaire, Biwako accompagne des projets nécessitant une collecte, une structuration et une analyse rigoureuses des données de santé.
L’entreprise développe et pilote des études cliniques et de recherche sur données tout en construisant des environnements de données structurés, garantissant qualité, traçabilité et exploitabilité dans la durée.
Le défi : Quand Excel ne suffit plus
Au lancement de son activité, un enjeu central émerge rapidement : mettre en place une gestion des données fiable et crédible, sans disposer d’une équipe dédiée au data management. Le choix des outils devient alors déterminant pour poser des bases solides dès les premières études.
Comme de nombreuses structures en phase de lancement, Biwako s’appuie initialement sur Excel. Une solution simple et flexible, mais qui révèle rapidement ses limites dès que les projets prennent de l’ampleur.
Avec l’implication de plusieurs centres, les données deviennent difficiles à harmoniser. Les fichiers évoluent de manière indépendante, rendant la consolidation complexe et source d’incertitudes. Cette fragmentation augmente le risque d’erreurs et complique les processus de validation.
En parallèle, les exigences réglementaires liées aux données de santé imposent un niveau de traçabilité et de contrôle difficilement atteignable avec des outils généralistes.
Au-delà de l’opérationnel, un enjeu de crédibilité apparaît. Dans un environnement où la qualité des données et leur structuration sont clés, continuer à travailler sur Excel ne correspond plus aux standards attendus.
La solution :
Mettre en place un environnement structuré, sans complexité
Pour répondre à ces enjeux, Biwako fait le choix de s’équiper d’un eCRF. Après avoir évalué plusieurs solutions, Datacapt s’impose comme une plateforme capable d’apporter structure et simplicité.
La solution permet de centraliser les données dans un environnement unique, tout en standardisant la collecte entre les centres. Le suivi des études devient plus lisible, avec une visibilité en temps réel sur les inclusions et l’avancement global.
Les mécanismes de gestion des accès, de traçabilité et de contrôle qualité sont intégrés nativement, permettant de répondre aux contraintes réglementaires sans alourdir les processus.
Un point déterminant reste l’accessibilité. Datacapt permet une prise en main rapide, sans nécessiter de compétences avancées en data management, ce qui correspond parfaitement à l’organisation de Biwako.
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Mise en œuvre : Une adoption rapide, soutenue par l’accompagnement
La mise en place de la solution s’inscrit dans une logique progressive, avec un effort initial de structuration des études et des formulaires.
L’accompagnement joue un rôle clé dans cette phase. La disponibilité du support permet de sécuriser les premières étapes, d’apporter des réponses rapides et de faciliter la montée en compétence des équipes.
Cette combinaison entre simplicité d’usage et accompagnement permet une adoption rapide, sans rupture dans les opérations.
« On avait besoin de structurer nos données sans alourdir nos opérations. Datacapt nous a permis de franchir ce cap rapidement.»
Résultats : Centraliser, fiabiliser, simplifier
L’impact est visible dès les premières études.
La centralisation des données supprime les manipulations multiples et les consolidations manuelles. Là où Excel impliquait plusieurs fichiers et un risque d’incohérence, Biwako dispose désormais d’une base unique, cohérente et directement exploitable.
Le suivi des centres gagne en lisibilité, permettant d’identifier plus rapidement les retards ou anomalies et d’agir en conséquence.
La qualité des données s’améliore également grâce aux règles de structuration et aux contrôles intégrés. Si la phase de configuration demande un certain investissement, les gains deviennent significatifs dès que le volume de données ou le nombre de centres augmente.
Perspectives :
Poser des bases solides pour la suite
Le passage à Datacapt marque une évolution dans la manière dont Biwako aborde ses projets.
Au-delà du changement d’outil, c’est une transformation de la gestion des données, avec davantage de rigueur, de visibilité et de fiabilité.
Pour une structure en développement, cette approche permet de construire des fondations solides, capables de supporter la montée en charge des études, sans introduire de complexité inutile.
