Cómo pagar a los participantes de un ensayo clínico
Los pagos tardíos le cuestan participantes. Fije los importes con el comité de ética, vincule cada pago a una visita realizada y pague en la moneda local.
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Una llamada de 30 minutos sobre su protocolo, sus centros y los módulos que necesita.
- Separe las gratificaciones por el tiempo de los reembolsos de gastos.
- Haga aprobar los importes y el calendario por el comité de ética.
- Pague por visita realizada, para que un participante que se retira conserve lo que ganó.
- Registre cada pago: visita, importe, moneda, fecha y aprobador.
Los pagos a participantes cubren dos conceptos. La gratificación compensa el tiempo y la carga de una visita. El reembolso devuelve gastos como el transporte, el aparcamiento o las comidas. Usted los configura con el comité de ética, vincula cada pago a una visita realizada y paga rápido. Los participantes que esperan semanas su dinero faltan a la siguiente visita.
Cómo configurar los pagos en 6 pasos
- Defina lo que paga. Enumere las gratificaciones por tipo de visita y los gastos reembolsables, con sus límites y los justificantes que necesita.
- Obtenga la aprobación del comité de ética. Describa los importes y el calendario en el formulario de consentimiento. El comité comprueba que los pagos no presionan a las personas para participar.
- Pague por visita. Reparta los pagos a lo largo del estudio. Un participante que se retira conserva lo que ganó por las visitas realizadas.
- Active los pagos desde el registro de la visita. Libere el pago cuando el coordinador marque la visita como realizada, para que nadie tenga que presentar una solicitud.
- Pague en la moneda local. En los estudios multinacionales, pague a través de canales locales y siga las normas fiscales y de declaración de cada país.
- Conserve el registro de auditoría. Guarde la visita, el importe, la moneda, la fecha y el aprobador de cada pago. Proteja los datos bancarios con un acceso basado en roles.
Errores que debe evitar
- Pagarlo todo al final. Los comités de ética lo ven como una presión para quedarse. Además, los participantes esperan meses.
- Efectivo y vales en el centro. Los coordinadores pierden tiempo y el registro queda incompleto.
- Datos bancarios en una hoja de cálculo. Eso infringe el RGPD y rompe su audit trail.
Pagos en Datacapt
En Datacapt, cuando un coordinador marca una visita como realizada en Calendario y planificación, Datacapt crea una orden de pago en la moneda definida para el estudio. El equipo clínico confirma cada orden. Después finanzas valida el lote y lo exporta para su banco como archivo SEPA para los pagos en la UE, como CSV o a través de la API. Su equipo de finanzas revisa las órdenes de todos los estudios en un solo panel. Su auditor ve en cada registro la visita, el importe, la moneda, la fecha de pago y cada cambio.
Siga leyendo
¿Está permitido pagar a los participantes de un ensayo?
Sí, en la mayoría de los países, con importes que aprueba el comité de ética. Algunos países limitan los pagos a los pacientes de ensayos terapéuticos al reembolso de gastos.
¿Qué diferencia hay entre una gratificación y un reembolso?
Una gratificación paga el tiempo y la carga. Un reembolso devuelve los gastos del participante, como el transporte, con justificantes o con una tarifa fija.
¿Los pagos a participantes tributan?
Depende del país y del importe. En Estados Unidos, los promotores pueden tener que declarar al IRS los pagos que superan un umbral. Compruebe las normas de cada país antes del primer pago.