Comment indemniser les participants d’un essai clinique
Les paiements en retard vous font perdre des participants. Fixez les montants avec le comité d’éthique, liez chaque paiement à une visite réalisée et payez en monnaie locale.
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- Séparez les indemnités pour le temps passé des remboursements de frais.
- Faites approuver les montants et le calendrier par le comité d’éthique.
- Payez par visite réalisée : un participant qui part garde ce qu’il a gagné.
- Gardez une trace de chaque paiement : visite, montant, devise, date et valideur.
Les paiements aux participants couvrent deux choses : une indemnité pour le temps et les contraintes d’une visite ; le remboursement des frais, comme le transport, le parking ou les repas. Vous les mettez en place avec le comité d’éthique, liez chaque paiement à une visite réalisée et payez vite. Les participants qui attendent leur argent pendant des semaines manquent la visite suivante.
Mettre en place les paiements en 6 étapes
- Définissez ce que vous payez. Listez les indemnités par type de visite et les frais remboursables, avec les plafonds et les justificatifs demandés.
- Obtenez l’accord du comité d’éthique. Décrivez les montants et le calendrier dans le formulaire de consentement. Le comité vérifie que les paiements ne poussent personne à participer.
- Payez par visite. Répartissez les paiements sur toute l’étude. Un participant qui se retire garde ce qu’il a gagné pour les visites réalisées.
- Déclenchez les paiements depuis la visite. Libérez le paiement quand la visite est marquée réalisée : personne n’a de demande à déposer.
- Payez en monnaie locale. Pour les études multipays, payez par des canaux locaux et respectez les obligations fiscales et déclaratives de chaque pays.
- Gardez une trace pour l’audit. Enregistrez la visite, le montant, la devise, la date et le valideur de chaque paiement. Protégez les coordonnées bancaires avec des accès par rôle.
Les erreurs à éviter
- Tout payer à la fin. Les comités d’éthique y voient une pression pour rester. Les participants, eux, attendent des mois.
- Espèces et bons d’achat au centre. Les coordinateurs perdent du temps et la traçabilité devient lacunaire.
- Des coordonnées bancaires dans un tableur. Cela enfreint le RGPD et casse votre audit trail.
Les paiements dans Datacapt
Dans Datacapt, un coordinateur marque une visite comme réalisée dans Calendrier et planification. Datacapt crée alors un ordre de paiement dans la devise définie pour l’étude. L’équipe clinique confirme chaque ordre. La finance valide le lot puis l’exporte pour votre banque : fichier SEPA pour les paiements dans l’UE, CSV ou API. Votre équipe finance revoit les ordres de toutes les études sur un seul tableau de bord. Votre auditeur voit la visite, le montant, la devise, la date de paiement et chaque modification de chaque enregistrement.
Pour aller plus loin
A-t-on le droit de payer les participants d’un essai ?
Oui, dans la plupart des pays, avec des montants approuvés par le comité d’éthique. Certains pays limitent les paiements aux patients des essais thérapeutiques au remboursement des frais.
Quelle est la différence entre une indemnité et un remboursement ?
Une indemnité rémunère le temps et les contraintes. Un remboursement rend au participant les frais qu’il a engagés, comme le transport, sur justificatifs ou au forfait.
Les paiements aux participants sont-ils imposables ?
Cela dépend du pays et du montant. Aux États-Unis, les promoteurs peuvent devoir déclarer à l’IRS les paiements au-dessus d’un seuil. Vérifiez la réglementation de chaque pays avant le premier paiement.