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Gestión simplificada de ensayos clínicos
Solución 100 % conforme y segura
Una plataforma completa y ágil
Cómo Weneos transformó sus operaciones de investigación y lanzó su actividad HDRS con Datacapt.
“La interfaz intuitiva nos permitió estructurar las operaciones y lanzar nuestra actividad en menos de dos meses.” - Jade Beaumont, Responsable del Laboratorio HDRS
Fundada hace 25 años, Weneos (anteriormente HelioScreen) ha evolucionado de un laboratorio que evaluaba productos de protección solar a un verdadero centro de expertise. Inicialmente centrada en pruebas in vitro, la empresa ha diversificado sus servicios desarrollando nuevas soluciones como la venta de equipos y programas de formación especializados.
Contexto
En respuesta a las nuevas regulaciones que afectan a los productos de protección solar y a las crecientes expectativas del sector, Weneos dio un gran paso adelante: lanzar una división de investigación clínica con una nueva actividad de HDRS (Hybrid Diffuse Reflectance Spectroscopy). Este ambicioso proyecto refleja el compromiso de la empresa con la innovación, manteniéndose fiel a sus valores éticos y medioambientales.
El desafío
Sin embargo, la transición vino acompañada de importantes desafíos. Gestionar estudios clínicos requiere un marco organizativo sólido y una infraestructura fiable para garantizar una trazabilidad impecable y cumplir con estándares regulatorios estrictos. Las herramientas existentes, como Excel, ya no eran suficientes. Su uso fragmentado complicaba la gestión de voluntarios, citas y datos, generando falta de claridad y mayor riesgo de error.
El reclutamiento de voluntarios también resultó ser un obstáculo importante. Como componente clave de cualquier estudio, los voluntarios necesitaban integrarse en un sistema capaz de gestionar agendas, datos personales y seguimiento continuo, todo ofreciendo una experiencia fluida y profesional. Además, los plazos ajustados significaban que Weneos debía estar plenamente operativo rápidamente para lanzar sus primeros estudios a tiempo.
En este contexto, Weneos tuvo que enfrentarse tanto a desafíos organizativos como tecnológicos para garantizar el despliegue exitoso y sostenible de esta nueva actividad.
La solución
La elección de Datacapt como plataforma completa y segura
Para afrontar estos desafíos, Weneos eligió Datacapt: una solución completa que combina un sistema de captura electrónica de datos (EDC) con un sistema de gestión de ensayos clínicos (CTMS). La plataforma permitió centralizar cada etapa del proceso de ensayo clínico en una única herramienta, eliminando la necesidad de múltiples soluciones dispersas.
La interfaz intuitiva de Datacapt permitió al equipo ponerse al día rápidamente. La gestión de voluntarios, citas, pagos y recogida de datos se simplificó enormemente, garantizando siempre una trazabilidad completa. Además, dado que Datacapt es totalmente responsive—adaptado para ordenador, tableta y móvil—permitió una mayor movilidad, esencial para las pruebas de campo. El acompañamiento personalizado del equipo de Datacapt también jugó un papel clave, ofreciendo formación gradual y seguimientos regulares para garantizar una implementación fluida e impecable.
Beneficios tangibles – Ganancias operativas y crecimiento del equipo
La integración de Datacapt ha transformado la forma en que Weneos gestiona sus estudios clínicos. Gracias a la centralización de procesos, el equipo pudo reducir a la mitad el tiempo estimado de lanzamiento de HDRS, de cuatro meses a solo dos. Esta ganancia de tiempo les permitió configurar rápidamente su base de datos de voluntarios.
La trazabilidad de los datos también ha mejorado significativamente. Con Datacapt, cada acción queda registrada, es auditable y accesible en tiempo real, garantizando el pleno cumplimiento de los requisitos regulatorios. La gestión de voluntarios es ahora fluida, con una interfaz intuitiva que permite un seguimiento y organización eficientes.
Finalmente, el uso de Datacapt ha ayudado al equipo a desarrollar nuevas competencias. Jade Beaumont, Responsable del Laboratorio HDRS, destacó que la plataforma facilitó su trabajo diario y le ayudó a ganar mayor confianza en el uso de herramientas digitales, potenciando tanto su autonomía como la de su equipo.
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"La solución, que combina EDC y CTMS, optimizó nuestros procesos y nos ayudó a armonizar el seguimiento de los estudios clínicos."
Conclusión
Modernización al servicio de la eficiencia
La experiencia de Weneos demuestra cómo una solución que combina EDC y CTMS puede apoyar eficazmente el lanzamiento de una nueva actividad de investigación clínica. Al estructurar y centralizar sus procesos, el centro pudo gestionar la recogida de datos, el seguimiento de estudios y el reclutamiento de voluntarios en un tiempo récord. Este éxito subraya la importancia de adoptar las herramientas adecuadas para responder a las demandas cambiantes del sector de la investigación clínica.
