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¿Cómo gestionar eficazmente los cuestionarios de pacientes en un estudio de sueño en vida real?
“Datacapt ofrece una recogida de datos segura y conforme a GCP, algo vital para la calidad del estudio.” - Daphné Prieur-Drevon
A través del proyecto de Docencia e Investigación, los Hospitales Universitarios de Estrasburgo (HUS) pretenden implementar una estrategia renovada de investigación, educación e innovación. La investigación también apoya el desarrollo de las actividades centrales del hospital y las pone a disposición de los socios dentro de los Grupos Hospitalarios Regionales de Alsacia. Al impulsar estas actividades, los HUS garantizan la excelencia en la atención multidisciplinar y colaborativa, respaldada por organizaciones innovadoras que ofrecen trayectorias asistenciales renovadas, particularmente ejemplificadas en el tratamiento del cáncer.
Contexto
En el Hospital Universitario de Estrasburgo (CHU), la investigación clínica desempeña un papel fundamental en la mejora de la atención al paciente. Cuando un equipo médico se propuso realizar un estudio en vida real sobre cómo la calidad del sueño afecta a pacientes con trastornos respiratorios, se enfrentaron rápidamente a un gran desafío. Además de sus tareas clínicas diarias, ¿cómo podían recoger y hacer seguimiento rigurosamente de 24 cuestionarios por paciente durante varias semanas, todo ello cumpliendo con las directrices de Buenas Prácticas Clínicas (GCP)?
El desafío
Obstáculos operativos y regulatorios
La realidad del terreno alcanzó rápidamente al equipo. Ya ocupados con guardias y consultas, los clínicos también tenían que diseñar el estudio, enviar y rastrear cientos de cuestionarios, y asegurarse de que cada respuesta fuera correctamente gestionada. Cualquier retraso o respuesta perdida podía comprometer la calidad de los datos y la fiabilidad del estudio.
Más allá de las limitaciones de tiempo, el equipo se enfrentaba a varios desafíos clave. Necesitaban identificar instantáneamente qué pacientes habían completado sus formularios, evitar seguimientos innecesarios y asegurarse de que nadie quedara atrás. La confidencialidad de los datos, el cumplimiento legal y la adhesión a GCP también eran innegociables. Además, el estudio necesitaba funcionar sin problemas incluso con cambios de personal, y acomodar una amplia gama de perfiles de pacientes—algunos cómodos con herramientas digitales, otros no—para garantizar datos de alta calidad listos para el análisis.
Gestionar un proceso tan complejo arriesgaba consumir un tiempo valioso en tareas administrativas en lugar de centrarse en el seguimiento clínico. Sin la solución adecuada, el estudio habría tenido dificultades para alcanzar sus objetivos.
La solución
Un proceso más fluido con Datacapt – Automatización y supervisión digital
Para superar estos desafíos, el equipo del CHU de Estrasburgo recurrió a Datacapt para estructurar y automatizar la gestión de cuestionarios. Gracias a su plataforma intuitiva y sin código, todo el proceso se digitalizó en pocas semanas, sin interrumpir las operaciones diarias del equipo.
La adopción fue rápida. Tras solo 1 a 2 horas de formación, los usuarios eran completamente autónomos y el estudio comenzó de inmediato con un proceso optimizado y eficiente. En cuestión de días, todos los cuestionarios, automatizaciones y flujos de trabajo fueron configurados y probados por el equipo.
El equipo valoró especialmente varias funcionalidades clave:
1 – Una herramienta digital híbrida
Los pacientes podían completar sus cuestionarios directamente desde sus teléfonos, tabletas u ordenadores, eliminando la carga del papel. Para quienes aún necesitaban un formato físico, se implementó un sistema híbrido para unificar todas las respuestas en un entorno seguro.
2 – Logística sin complicaciones
Los 24 cuestionarios fueron enviados automáticamente por la plataforma en los momentos apropiados del estudio, cada uno programado según la fecha de inclusión inicial del paciente. Además del envío de formularios, los recordatorios automatizados aseguraron una tasa de cumplimentación y cumplimiento excepcionalmente alta.
Este flujo de trabajo fue configurado directamente por el equipo utilizando la interfaz sin código.
3 – Monitorización en tiempo real
El equipo clínico podía ver instantáneamente el progreso de cada paciente y, cuando era necesario, activar recordatorios dirigidos o señalar incidencias de pacientes para su seguimiento.
Beneficios tangibles – Ahorro de tiempo, mejora de la calidad de los datos
Con Datacapt, el seguimiento de cuestionarios dejó de ser una fuente de estrés para el equipo. En las primeras semanas, la plataforma produjo un ahorro de tiempo significativo: tareas que antes llevaban días gestionarlas manualmente se redujeron a solo una hora.
El impacto fue inmediato: el 85% de los cuestionarios fueron completados directamente por los pacientes en la plataforma, mejorando enormemente la calidad de los datos y minimizando la necesidad de correcciones manuales.
Además, los recordatorios automatizados y el seguimiento integrado ayudaron a que el estudio se mantuviera en curso, incluso durante períodos de alta actividad. Incluso cuando la responsable del proyecto estuvo ausente varios meses para centrarse en su tesis, el estudio avanzó sin problemas para los participantes ya incluidos, garantizando una gestión consistente y fiable.
“Gracias a Datacapt, simplificamos un proceso complejo y facilitamos su gestión diaria. La herramienta nos ayudó a recoger y rastrear cuestionarios de forma eficiente, garantizando la calidad de datos que nuestro estudio requería.”
Conclusión
Construyendo hoy el futuro de los estudios clínicos
La experiencia en el CHU de Estrasburgo demuestra que el éxito de los estudios en vida real depende no solo del rigor científico, sino también de las herramientas que estructuran el proceso. Al adoptar una solución digital diseñada para la investigación clínica y sus usuarios cotidianos, los equipos pueden agilizar su flujo de trabajo, mejorar la calidad de los datos y reducir la carga administrativa.
