Comment PhD Trials est passé du papier et Excel à Datacapt pour ses études cliniques?

“Nous constatons un réel gain de temps dans les différentes études cliniques réalisées avec Datacapt. La construction de nos eCRFs est rapide et flexible, ne nécessitant aucune compétence technique. L'utilisation de la solution est intuitive et facile à prendre en main.”

Pedro Contreiras PintoCEO de PhD Trials

25+

Années d'expérience

350+

Études par an

3+

Jours gagnés par mois

90%+

réduction du papier

Qui est PhD Trials ?

PhD Trials® est une CRO internationale, proposant ses services pour l’évaluation clinique de la sécurité et de l’efficacité des produits (cosmétique ou matière première).

Il s’agit d’une équipe multidisciplinaire de spécialistes de la peau, avec plus de 25 ans d’expérience dans le soutien scientifique de l’industrie cosmétique.

Le personnel technique de PhD Trials® est composé de physiologistes de la peau, de dermatologues, de pharmaciens, d’ophtalmologues, de pédiatres, de gynécologues, de chirurgiens vasculaires, de biologistes et d’ingénieurs qui développent constamment de nouvelles méthodes de mesure de la peau dans différentes situations.

PhD Trials a digitalisé la gestion de ses essais cliniques avec Datacapt

Par rapport à la quantité de saisie manuelle de données et aux tâches fastidieuses que la plupart des équipes de recherche clinique doivent gérer, la différence avec Datacapt flagrante. PhD Trials est passé d’un traitement manuel et laborieux de ses données, à une amélioration de sa productivité avec une gestion des tests cliniques et des données sur la plateforme centralisée et automatisée Datacapt.

Avant Datacapt

  • Impression et logistique des formulaires

  • Contrôles manuels des données

  • Processus de double saisie chronophage

  • CRF et questionnaires papier

  • Retranscription manuelles des données dans Excel

Avec Datacapt

  • Construction facile et rapide des études

  • Visibilité et traçabilité des données à 100%

  • Contrôle automatique des données collectées

  • Export des données en temps réel en un clic

  • Analyse des données plus rapide

Le Challenge

Un défi majeur

En tant qu’entreprise leader dans les études in-vivo, l’un des principaux défis de PhD Trials® était de réduire la quantité de papier utilisée dans les études cliniques, ce qui représente des coûts d’impression important et une logistiques complexe. Ils souhaitaient réduire cette consommation en commençant par numériser les Cahier d’Observation (CRF).

Objectif : se concentrer sur l'essentiel

Les équipes de recherche PhD Trials® souhaitaient également trouver un moyen efficace de réduire les tâches manuelles tout au long de l’étude clinique afin de pouvoir se concentrer sur l’essentiel : les volontaires et les protocoles en cours. La vérifications manuelle des données sur papier et leur transcription dans des feuilles de calcul Excel prennent beaucoup de temps. Augmenter la traçabilité des données, réduire les tâches fastidieuses et éliminer la double saisie des données était un véritable défi pour PhD Trials®, déterminé à gagner du temps et à améliorer la qualité.

Pourquoi ont-ils franchi le pas?

Avant d’utiliser la solution Datacapt en interne, PhD Trials® utilisait parfois un système EDC fourni par les Sponsors, mais ces solutions étaient souvent complexes et plus adaptées au domaine pharmaceutique (médicaments, vaccins…). De plus, ces solutions nécessitaient une longue période de formation et des compétences techniques avancées. Avec la croissance de l’activité et un besoin accru de sécurité, PhD Trials® a décidé de faire confiance à Datacapt et à sa plateforme EDC.

Défi réussi ?

PhD Trials recherchaient un système EDC innovant et adapté.

  • Une mise en place rapide et facile

  • Une interface intuitive et nouvelle génération

  • Une construction simple et flexible des études et des formulaires

  • Gestion et exportation des données structurées en un clic

  • Un système sécurisé avec une traçabilité à 100%

La solution

Que propose Datacapt?

Datacapt assure une mise en oeuvre rapide : accédez à la solution en moins de 48 heures et réalisez votre première étude quelques jours après le démarrage. Cette solution est simple d’utilisation et permet aux équipes d’être rapidement autonomes, sans formation technique particulière.

PhD Trials® a d’abord découvert le module eCRF. Quelques mois plus tard, après avoir constaté que l’utilisation de la plateforme était effectivement simple et rapide et que la solution était parfaitement fiable, ils ont renouvelé leur confiance envers Datacapt en mettant en place un nouveau module : l’ePRO (questionnaire volontaire), qu’ils ont pu tester lors d’une première étude, avant de l’adopter au quotidien.

La plateforme Datacapt a été conçue avec un objectif : répondre à vos besoins en vous facilitant la vie.

Une solution adaptée à l'entreprise

Ces modules, disponibles sur une seule plateforme, vous permettent de suivre l’évolution de vos essais cliniques en temps réel. La surveillance et le suivi de la collecte des données, sur place ou au domicile du volontaire, sont très précis et permettent de gagner du temps lors de la révision des données.

L’utilisation de la plateforme EDC Datacapt garantit également le respect des normes et règlementations. Grâce aux serveurs HDS (Hébergement des Données de Santé), et au respect des différentes règlementations en vigueur (RGPD, 21 CFR PART 11, ISO 27001…) pour offrir le plus hait niveau de sécurité possible. Par conséquent, la solution augmente la confiance des promoteurs.

Afin de proposer une solution performante et en constante évolution, Datacapt ne cesse de proposer de nouvelles fonctionnalités tout en considérant les besoins de ses clients et utilisateurs.

Depuis notre première utilisation en janvier 2021, nous constatons un réel gain de temps sur les différents essais cliniques réalisés avec Datacapt. La construction de nos eCRF simples ou complexes est rapide et flexible, sans aucune compétence technique requise. Toutes nos données sont accessibles en temps réel et à tout moment, ce qui facilite grandement leur gestion.

Pedro PintoCEO de PhD Trials

Les résultats

Objectifs atteints et promesses tenues

L’objectif premier de PhD Trials® a été atteint grâce à la plateforme Datacapt : nous avons constaté une réduction de plus de 90% de l’utilisation du papier dans ces études. PhD Trials® a depuis mené un grand nombre d’études cliniques avec la plateforme Datacapt et a constaté une excellente satisfaction de ses clients.

La plateforme Datacapt a permis de gagner un temps considérable grâce aux contrôles et calculs automatiques, aux validations de données, et à l’exportation rapide et facile des données à tout moment.

De nombreux contrôles manuels ne sont plus nécessaires sur l’eCRF et le suivi des données se fait en temps réel.

Un gain de temps considérable et une meilleure expérience pour l'équipe de recherche clinique et les volontaires.

L’un des plus grands changements pour l’équipe de PhD Trials® a été l’utilisation du module ePRO, qui permet de collecter des données via des questionnaires volontaires sur site ou à domicile liés à l’eCRF. Les volontaires peuvent utiliser leur téléphone, leur tablette ou leur ordinateur et sont très satisfaits de ce changement. Cela permet également une meilleure implication de leur part.

Les données des questionnaires sont désormais disponibles rapidement, sans retranscription manuelle dans Excel. Le traitement et l’analyse des réponses volontaires sont alors faciles et plus rapides.

L’utilisation de la plateforme EDC Datacapt a permis à PhD Trials® d’atteindre ses objectifs. Ils ont constaté une amélioration de leurs processus et des économies en temps réel dans la gestion des études et des données.

Pour conclure

“Le processus de changement et d'évolution du papier vers le système eCRF est maintenant en cours avec de bons résultats pour tous : l'entreprise, les techniciens, les cliniciens et les sujets afin d'obtenir un système rapide, plus simple et fiable pour la saisie des données et, par la suite, leur analyse. Les résultats sont très bons jusqu'à présent.”

Pedro PintoCEO de PhD Trials

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