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Comment PhD Trials est passé du papier et Excel à Datacapt pour ses études cliniques?

“Nous constatons un rĂ©el gain de temps dans les diffĂ©rentes Ă©tudes cliniques rĂ©alisĂ©es avec Datacapt. La construction de nos eCRFs est rapide et flexible, ne nĂ©cessitant aucune compĂ©tence technique. L'utilisation de la solution est intuitive et facile Ă  prendre en main.”

Pedro Contreiras PintoCEO de PhD Trials

25+

Années d'expérience

350+

Études par an

3+

Jours gagnés par mois

90%+

réduction du papier

Qui est PhD Trials ?

PhD Trials® est une CRO internationale, proposant ses services pour l’Ă©valuation clinique de la sĂ©curitĂ© et de l’efficacitĂ© des produits (cosmĂ©tique ou matière première).

Il s’agit d’une Ă©quipe multidisciplinaire de spĂ©cialistes de la peau, avec plus de 25 ans d’expĂ©rience dans le soutien scientifique de l’industrie cosmĂ©tique.

Le personnel technique de PhD Trials® est composĂ© de physiologistes de la peau, de dermatologues, de pharmaciens, d’ophtalmologues, de pĂ©diatres, de gynĂ©cologues, de chirurgiens vasculaires, de biologistes et d’ingĂ©nieurs qui dĂ©veloppent constamment de nouvelles mĂ©thodes de mesure de la peau dans diffĂ©rentes situations.

PhD Trials a digitalisé la gestion de ses essais cliniques avec Datacapt

Par rapport Ă  la quantitĂ© de saisie manuelle de donnĂ©es et aux tâches fastidieuses que la plupart des Ă©quipes de recherche clinique doivent gĂ©rer, la diffĂ©rence avec Datacapt flagrante. PhD Trials est passĂ© d’un traitement manuel et laborieux de ses donnĂ©es, Ă  une amĂ©lioration de sa productivitĂ© avec une gestion des tests cliniques et des donnĂ©es sur la plateforme centralisĂ©e et automatisĂ©e Datacapt.

Avant Datacapt

  • Impression et logistique des formulaires

  • ContrĂ´les manuels des donnĂ©es

  • Processus de double saisie chronophage

  • CRF et questionnaires papier

  • Retranscription manuelles des donnĂ©es dans Excel

Avec Datacapt

  • Construction facile et rapide des Ă©tudes

  • VisibilitĂ© et traçabilitĂ© des donnĂ©es Ă  100%

  • ContrĂ´le automatique des donnĂ©es collectĂ©es

  • Export des donnĂ©es en temps rĂ©el en un clic

  • Analyse des donnĂ©es plus rapide

Le Challenge

Un défi majeur

En tant qu’entreprise leader dans les Ă©tudes in-vivo, l’un des principaux dĂ©fis de PhD Trials® Ă©tait de rĂ©duire la quantitĂ© de papier utilisĂ©e dans les Ă©tudes cliniques, ce qui reprĂ©sente des coĂ»ts d’impression important et une logistiques complexe. Ils souhaitaient rĂ©duire cette consommation en commençant par numĂ©riser les Cahier d’Observation (CRF).

Objectif : se concentrer sur l'essentiel

Les Ă©quipes de recherche PhD Trials® souhaitaient Ă©galement trouver un moyen efficace de rĂ©duire les tâches manuelles tout au long de l’Ă©tude clinique afin de pouvoir se concentrer sur l’essentiel : les volontaires et les protocoles en cours. La vĂ©rifications manuelle des donnĂ©es sur papier et leur transcription dans des feuilles de calcul Excel prennent beaucoup de temps. Augmenter la traçabilitĂ© des donnĂ©es, rĂ©duire les tâches fastidieuses et Ă©liminer la double saisie des donnĂ©es Ă©tait un vĂ©ritable dĂ©fi pour PhD Trials®, dĂ©terminĂ© Ă  gagner du temps et Ă  amĂ©liorer la qualitĂ©.

Pourquoi ont-ils franchi le pas?

Avant d’utiliser la solution Datacapt en interne, PhD Trials® utilisait parfois un système EDC fourni par les Sponsors, mais ces solutions Ă©taient souvent complexes et plus adaptĂ©es au domaine pharmaceutique (mĂ©dicaments, vaccins…). De plus, ces solutions nĂ©cessitaient une longue pĂ©riode de formation et des compĂ©tences techniques avancĂ©es. Avec la croissance de l’activitĂ© et un besoin accru de sĂ©curitĂ©, PhD Trials® a dĂ©cidĂ© de faire confiance Ă  Datacapt et Ă  sa plateforme EDC.

Défi réussi ?

PhD Trials recherchaient un système EDC innovant et adapté.

  • Une mise en place rapide et facile

  • Une interface intuitive et nouvelle gĂ©nĂ©ration

  • Une construction simple et flexible des Ă©tudes et des formulaires

  • Gestion et exportation des donnĂ©es structurĂ©es en un clic

  • Un système sĂ©curisĂ© avec une traçabilitĂ© Ă  100%

La solution

Que propose Datacapt?

Datacapt assure une mise en oeuvre rapide : accĂ©dez Ă  la solution en moins de 48 heures et rĂ©alisez votre première Ă©tude quelques jours après le dĂ©marrage. Cette solution est simple d’utilisation et permet aux Ă©quipes d’ĂŞtre rapidement autonomes, sans formation technique particulière.

PhD Trials® a d’abord dĂ©couvert le module eCRF. Quelques mois plus tard, après avoir constatĂ© que l’utilisation de la plateforme Ă©tait effectivement simple et rapide et que la solution Ă©tait parfaitement fiable, ils ont renouvelĂ© leur confiance envers Datacapt en mettant en place un nouveau module : l’ePRO (questionnaire volontaire), qu’ils ont pu tester lors d’une première Ă©tude, avant de l’adopter au quotidien.

La plateforme Datacapt a été conçue avec un objectif : répondre à vos besoins en vous facilitant la vie.

Une solution adaptée à l'entreprise

Ces modules, disponibles sur une seule plateforme, vous permettent de suivre l’Ă©volution de vos essais cliniques en temps rĂ©el. La surveillance et le suivi de la collecte des donnĂ©es, sur place ou au domicile du volontaire, sont très prĂ©cis et permettent de gagner du temps lors de la rĂ©vision des donnĂ©es.

L’utilisation de la plateforme EDC Datacapt garantit Ă©galement le respect des normes et règlementations. Grâce aux serveurs HDS (HĂ©bergement des DonnĂ©es de SantĂ©), et au respect des diffĂ©rentes règlementations en vigueur (RGPD, 21 CFR PART 11, ISO 27001…) pour offrir le plus hait niveau de sĂ©curitĂ© possible. Par consĂ©quent, la solution augmente la confiance des promoteurs.

Afin de proposer une solution performante et en constante évolution, Datacapt ne cesse de proposer de nouvelles fonctionnalités tout en considérant les besoins de ses clients et utilisateurs.

Depuis notre première utilisation en janvier 2021, nous constatons un réel gain de temps sur les différents essais cliniques réalisés avec Datacapt. La construction de nos eCRF simples ou complexes est rapide et flexible, sans aucune compétence technique requise. Toutes nos données sont accessibles en temps réel et à tout moment, ce qui facilite grandement leur gestion.

Pedro PintoCEO de PhD Trials

Les résultats

Objectifs atteints et promesses tenues

L’objectif premier de PhD Trials® a Ă©tĂ© atteint grâce Ă  la plateforme Datacapt : nous avons constatĂ© une rĂ©duction de plus de 90% de l’utilisation du papier dans ces Ă©tudes. PhD Trials® a depuis menĂ© un grand nombre d’Ă©tudes cliniques avec la plateforme Datacapt et a constatĂ© une excellente satisfaction de ses clients.

La plateforme Datacapt a permis de gagner un temps considĂ©rable grâce aux contrĂ´les et calculs automatiques, aux validations de donnĂ©es, et Ă  l’exportation rapide et facile des donnĂ©es Ă  tout moment.

De nombreux contrĂ´les manuels ne sont plus nĂ©cessaires sur l’eCRF et le suivi des donnĂ©es se fait en temps rĂ©el.

Un gain de temps considérable et une meilleure expérience pour l'équipe de recherche clinique et les volontaires.

L’un des plus grands changements pour l’Ă©quipe de PhD Trials® a Ă©tĂ© l’utilisation du module ePRO, qui permet de collecter des donnĂ©es via des questionnaires volontaires sur site ou Ă  domicile liĂ©s Ă  l’eCRF. Les volontaires peuvent utiliser leur tĂ©lĂ©phone, leur tablette ou leur ordinateur et sont très satisfaits de ce changement. Cela permet Ă©galement une meilleure implication de leur part.

Les donnĂ©es des questionnaires sont dĂ©sormais disponibles rapidement, sans retranscription manuelle dans Excel. Le traitement et l’analyse des rĂ©ponses volontaires sont alors faciles et plus rapides.

L’utilisation de la plateforme EDC Datacapt a permis Ă  PhD Trials® d’atteindre ses objectifs. Ils ont constatĂ© une amĂ©lioration de leurs processus et des Ă©conomies en temps rĂ©el dans la gestion des Ă©tudes et des donnĂ©es.

Pour conclure

“Le processus de changement et d'Ă©volution du papier vers le système eCRF est maintenant en cours avec de bons rĂ©sultats pour tous : l'entreprise, les techniciens, les cliniciens et les sujets afin d'obtenir un système rapide, plus simple et fiable pour la saisie des donnĂ©es et, par la suite, leur analyse. Les rĂ©sultats sont très bons jusqu'Ă  prĂ©sent.”

Pedro PintoCEO de PhD Trials

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