Enquête vie réelle sur le sommeil : comment optimiser la distribution et le suivi des questionnaires ?

Très vite, la réalité du terrain a imposé ses contraintes. L’équipe médicale, déjà mobilisée sur des gardes et des consultations, devait en parallèle structurer l’étude, envoyer et suivre plusieurs centaines de questionnaires, tout en s’assurant que chaque réponse soit correctement exploitée. Chaque oubli, chaque retard pouvait compromettre la qualité des données et, par conséquent, la fiabilité de l’enquête.

Au-delà de la contrainte de temps, une série de challenges se faisait sentir. L’équipe devait, en un instant, identifier quels patients avaient rempli leurs formulaires et éviter des relances superflues tout en s’assurant que personne ne soit laissé pour compte. La confidentialité des données, le respect des lois et des bonnes pratiques cliniques étaient également des impératifs incontournables. Par ailleurs, il était essentiel de garantir la continuité de l’enquête, quelle que soit l’évolution de l’équipe, tout en s’adaptant à la diversité des patients – certains adeptes du numérique, d’autres non – afin d’assurer une collecte de données de qualité, prête à être analysée.

La gestion de ce processus complexe s’annonçait particulièrement lourde, mobilisant un temps précieux sur des tâches administratives plutôt que sur le suivi clinique. Sans une solution adaptée, l’enquête aurait rencontré d’importantes difficultés pour atteindre ses objectifs.

Face à ces défis, le CHU de Strasbourg a choisi de s’appuyer sur Datacapt pour structurer et automatiser la gestion des questionnaires. Grâce à sa plateforme intuitive et no-code, l’ensemble du processus a été digitalisé en quelques semaines sans perturber le travail quotidien de l’équipe.

L’adoption de l’outil a été rapide. En 1 à 2 heures de formation, les utilisateurs étaient déjà autonomes, et l’étude a pu démarrer immédiatement avec un processus simplifié et efficace.

Au bout de quelques jours, l’ensemble des questionnaires, automatisations et logiques étaient configurés et pouvaient être testés par les membres de l’équipe.

Plusieurs points clés ont été appréciés par l’équipe : 

1- Un outil numérique hybride

Les patients ont pu remplir leurs questionnaires directement depuis leur téléphone, tablette ou ordinateur, supprimant ainsi les contraintes liées au papier. Pour ceux qui nécessitaient encore un support physique, un système hybride a été mis en place afin d’unifier toutes les réponses dans un même environnement sécurisé.

2- Une gestion ultra simplifiée de la logistique 

Les 24 questionnaires étaient transmis automatiquement par la plateforme aux différents temps de l’étude, chaque diffusion étant programmée par rapport à la date d’inclusion initiale du patient. En plus de la transmission des questionnaires, des rappels automatiques ont permis d’obtenir un taux de remplissage et d’observance incroyablement élevé.

La mise en place de cette logique a été réalisée directement par l’équipe en no code.

3- Un suivi en temps réel

L’équipe médicale a pu, en un seul coup d’œil, voir où en était chaque patient et lorsque cela était nécessaire, déclencher des relances ciblées ou identifiant des difficultés patient qui ont pu être prise en charge directement.

Grâce à Datacapt, le suivi des questionnaires n’a plus été une source de stress pour l’équipe. Dès les premières semaines, la plateforme a permis un gain de temps considérable : certaines tâches nécessitant plusieurs jours en gestion manuelle, ont été réduites à une heure seulement.

L’impact a été immédiat : 85 % des questionnaires ont été remplis directement par les patients sur la plateforme, garantissant une qualité de données nettement supérieure et réduisant le recours aux corrections manuelles.

Par ailleurs, l’automatisation des relances et le suivi intégré ont permis de maintenir la continuité du projet, même en période de forte charge de travail. Même lors de l’absence de quelques mois de la responsable du projet, occupée à soutenir sa thèse, l’étude a pu avancer sans ralentissement pour les sujets déjà inclus, assurant ainsi une gestion fluide et fiable