Comment Weneos a transformé ses opérations de recherche et lancé l’activité HDRS avec Datacapt

Face à une nouvelle réglementation sur les produits solaires et aux attentes croissantes du secteur, l’entreprise a décidé de franchir une étape majeure : le lancement d’une activité de recherches cliniques avec la création d’une activité HDRS (Hybrid Diffuse reflectance spectroscopy). Ce projet ambitieux s’inscrit dans une volonté d’innovation, tout en respectant les engagements éthiques et environnementaux de Weneos.

Cependant, cette transition s’est accompagnée de nombreux défis. La gestion des études cliniques exigeait une organisation rigoureuse et une infrastructure fiable pour assurer une traçabilité irréprochable et répondre aux exigences réglementaires strictes. Les outils existants, comme Excel, ne suffisaient plus : leur utilisation fragmentée compliquait la gestion des volontaires, des rendez-vous et des données, entraînant un manque de clarté et des risques accrus d’erreurs.

Le recrutement des volontaires s’est également révélé être un défi crucial. Aspect essentiel des études, ils devaient être intégrés dans un système capable de gérer leurs plannings, leurs données personnelles et leur suivi tout en offrant une expérience fluide et professionnelle. Enfin, les délais serrés imposaient à Weneos d’être rapidement opérationnelle pour permettre aux équipes de lancer les premières études dans les temps.

Dans ce contexte, Weneos a dû relever un défi organisationnel et technologique de taille afin d’assurer le succès et la pérennité de cette nouvelle activité.

Pour répondre à ces défis, Weneos a choisi Datacapt, une solution complète qui combine un système de gestion des données (EDC) et un système de gestion des essais cliniques (CTMS). La solution a permis de centraliser toutes les étapes des études cliniques au sein d’une plateforme unique, supprimant ainsi la nécessité d’utiliser plusieurs outils dispersés.

L’interface intuitive de Datacapt a permis une prise en main rapide par les équipes. La gestion des volontaires, des rendez-vous, des paiements et de la collecte des données  a été simplifiée, tout en garantissant une traçabilité complète des données. De plus, Datacapt étant 100% responsive (adapté aux ordinateurs, tablettes et mobiles) a offert une mobilité accrue, essentielle pour les tests réalisés sur le terrain. L’accompagnement personnalisé de l’équipe Datacapt a également joué un rôle clé, avec une formation progressive et des suivis réguliers qui ont assuré une implémentation fluide et sans accroc.

L’intégration de Datacapt a transformé la manière dont Weneos gère ses études cliniques. Grâce à la centralisation des processus, l’équipe a pu réduire de moitié le temps nécessaire au lancement de l’activité HDRS, passant de quatre mois estimés à seulement deux mois. Ce gain de temps a permis la mise en place rapide de la base de données des volontaires.

La traçabilité des données a également été améliorée. Avec Datacapt, chaque action est consignée, auditable et accessible en temps réel, garantissant une conformité totale avec les exigences réglementaires. De plus, la gestion des volontaires est fluide. Grâce à une interface intuitive, ils peuvent être suivis et organisés efficacement.

Enfin, l’utilisation de Datacapt a permis aux équipes de développer de nouvelles compétences. Jade Beaumont, responsable du laboratoire HDRS, souligne que cet outil lui a non seulement simplifié le quotidien, mais lui a aussi permis d’acquérir une meilleure maîtrise des outils numériques, renforçant ainsi son autonomie et celle de son équipe.